30年ほど前から知っていたある会社の契約担当部門でのお話です。
その担当部門では、かなりの数の委託先と再委託先を抱えていたそうです。
ちなみに、その会社の商流では委託元になることもありますが、いわゆる「元請け」になることもあったようです。
個人情報保護法で委託先の監督が厳しく問われるようになりましたので、その部門ではどのように委託先の監督を行ったら良いか、色々と検討しておられました。
そんなある日、委託元の１社が委託先の監督の一環として委託先も含めて実地監査を行う旨を通告してきたそうです。
対応策を検討するため、社内の個人情報保護対策専門の部門に相談したところ、その部門の長から、委託先についてはその会社に関するチェックリストの結果を、再委託先については委託先にチェックさせて、その結果を報告させれば良いとのアドバイスを貰った、とのことでした。
そこで、委託元に提出できるよう、委託先・再委託先の何社かからチェックリストを収集し委託元に連絡したところ、実地監査で確認するから提出不要との回答があり、再び対応策を検討する羽目に、、、
そうこうする内に、監査日となり、委託元の監査員が来社、自社ばかりでなく、委託先・再委託先まで含めて実地監査が実施され、その結果、いくつもの問題点が発覚、厳しく指摘されました。
さて、経営層の皆様にはこのような状況がどの様に報告されますか？
そして、自社の対応として問題があるとしたら、皆様はどのような点にあると思われますか？
疑問に思われたことなど、お気軽にお問い合わせいただければ幸いです。